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Du weißt jetzt schon, wie du persönliche Briefe schreibst. Diese unterscheiden sich jedoch von formellen Briefen (formal letters). Wie du diese verfasst, zeigen wir dir hier:

Formal letter - Was muss ich beachten?

Insgesamt sind formelle Briefe sehr höflich formuliert. Höflich formulierst du beispielsweise, indem du would statt will oder could statt can verwendest:

Beispiel

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I would be grateful if you inform your colleague about the latest developments. 

Could you possibly...?

Außerdem solltest du darauf achten, dass du dein Anliegen präzise deutlich machst und keine unnötigen Informationen nennst. Kurzformen wie zum Beispiel you're solltest du zudem ausschreiben. 

Datum und Adresse

Das Datum sowie deine eigene Adresse stehen in formellen Briefen oben rechts. Wenn du mit dem PC einen formellen Brief verfasst, stehen diese Angaben rechtsbündig und der Rest des Textes linksbündig. Die Adresse des Empfängers steht auf der linken Seite und oberhalb der Anrede

Hinweis

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Der Teil eines Briefes, in dem die Adressen und das Datum stehen, wird im Deutschen als Briefkopf bezeichnet. Im Englischen wird dieser Teil letterhead genannt. 

Anrede 

In formalen Briefen werden typischerweise folgende Anreden verwendet:

Merke

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  1. Dear Mr/Mrs Smith, ... 
  2. Dear Sir, ... 
  3. Dear Madam, ... 
  4. Dear Sir or Madam, ...

Wenn der Name des Adressaten bekannt ist, wird die Anrede Dear Mr oder Dear Mrs gefolgt von dem Nachnamen verwendet. Im Deutschen verwendet man an dieser Stelle: Sehr geehrter Herr Smith/Sehr geehrte Frau Smith. Ist der Name des Adressaten unbekannt, so wird bei einem männlichen Adressaten Dear Sir und bei einem weiblichen Adressaten Dear Madam verwendet. Ist gänzlich unbekannt, an wen der Brief gerichtet ist, verwendet man Dear Sir or Madam. Im Deutschen gibt es nur für die vierte Anrede eine Übersetzung und lautet: Sehr geehrte Damen und Herren,...

Einleitung 

In der Einleitung deines formal letter gibst du den Grund an, wieso du diesen Brief verfasst bzw. stellst einen Bezug zum Kontext deines Anliegens her. Dazu kannst du zum Beispiel schreiben:

Beispiel

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I am writing you to inform you about [...]. (Ich schreibe Ihnen, um Sie über [...] zu informieren.)

I am writing to inquire [...]. (Ich schreibe Ihnen, um [...] zu fragen.)

Refering to our last phone call [...]. (Bezüglich des letzten Telefongesprächs [...].)

I contact you to confirm [...]. (Ich kontaktiere Sie, um [...] zu bestätigen.) 

Darauf folgt im Hauptteil eine deutlich strukturierte und genaue Ausführung deines Anliegens. 

Schluss

Am Schluss eines formalen Briefes kannst du dich beispielsweise für etwas im Voraus bedanken oder ausdrücken, dass du dich auf eine Antwort freust. Folgende Formulierungen werden an dieser Stelle häufig in formellen Briefen verwendet:

Beispiel

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Thank you for your efforts in advance.

Thank you for taking the time to read my letter. 

I look forward to hearing from you soon.

Verabschiedung 

Die Verabschiedungen, die du für persönliche Briefe (personal letters) kennengelernt hast, kannst du in formellen Briefen nicht verwenden. Außerdem wird in formellen Briefen der Vor- und Nachname in der Verabschiedung genannt. Im Deutschen sagt man "Mit freundlichen Grüßen" oder in etwas weniger formalem Kontext "Viele Grüße". Im Englischen werden folgende Floskeln verwendet:

Merke

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  1. Yours sincerely, Lisa Smith
  2. Sincerely, Lisa Smith 
  3. Yours faithfully, Lisa Smith 
  4. Kind regards, Lisa Smith 

Die 1. und 2. Formulierung wird verwendet, wenn der Adressat namentlich bekannt ist. Yours faithfully wird bei unbekannten Adressaten geschrieben. In weniger formellen Kontexten kann außerdem Kind regards stehen. 

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Bitte kreuzen Sie die richtigen Aussagen an. Es können auch mehrere Aussagen richtig oder alle falsch sein. Nur wenn alle richtigen Aussagen angekreuzt und alle falschen Aussagen nicht angekreuzt wurden, ist die Aufgabe erfolgreich gelöst.

Bild von Autor Dr. Martina Henn-Sax

Autor: Dr. Martina Henn-Sax

Dieses Dokument Briefe auf Englisch schreiben - formal letter ist Teil eines interaktiven Online-Kurses zum Thema Methoden.

Dr. Martina Henn-Sax verfügt über langjährige Erfahrung auf diesem Themengebiet.