Wie schreibt man eine Mail? - Regeln einfach erklärt

Wenn du eine private E-Mail schreibst, gibt es fast keine Regeln. Verfasst du aber eine offizielle Mail, musst du einige Regeln beachten.

E-Mail schreiben - Seriöse E-Mail-Adresse verwenden

Du solltest für alle offiziellen Mails eine seriöse Mailadresse verwenden.

Diese Adresse sollte deinen Vor- und deinen Nachnamen durch einen Punkt getrennt beinhalten. Dieser Grundlage folgt dann meist ein @domain. Ist diese Mailadresse schon vergeben, kannst du auch erst den Nach- und dann den Vornamen nehmen oder die Namen nicht durch einen Punkt trennen.

Optimale Mailadressen sehen also so aus:

Hast du bereits eine solche Adresse, verwende sie. Sonst solltest du dir für alle offiziellen Anlässe eine neue Adresse anlegen. Viele Anbieter bieten diese kostenlos an.

E-Mail schreiben - Was schreibt man in das Betrefffeld?

Der Betreff einer E-Mail steht im extra Betreff-Feld. Er ist das Erste, was der Empfänger zu sehen bekommt. Hier solltest du also den Inhalt deiner Mail knapp und präzise zusammenfassen. Der Betreff sollte möglichst kurz sein, in manchen Fällen reicht sogar ein einziges Wort.

E-Mail schreiben - Wie formuliert man die Anrede?

Die Anrede fomulierst du wie in einem Brief. Sprichst du eine bestimmte Person an, verwendest du den Beginn: Sehr geehrte Frau/ Sehr geehrter Herr... Hat der Empfänger einen Titel wie Professor oder Doktor, muss diese Abkürzung mit in die Anrede hinein. Schreibst du an einen Lehrer, kannst du auch die etwas lockerere Form Guten Tag/Guten Morgen/Guten Abend wählen.

Kennst du den Empfänger deiner Mail nicht, beginne mit Sehr geehrte Damen und Herren. 

Nach der Anrede schreibst du ein Komma und machst einen Absatz und lässt eine Leerzeile.

Den Inhalt einer E-Mail schreiben - Tipps

Den Text einer E-Mail formulierst du ähnlich wie den eines Briefs. Achte darauf, vollständige Sätze zu schreiben und keine Umgangssprache zu verwenden. Auch Smileys und Emoticons haben in einer offiziellen Mail nichts zu suchen!

Achte darauf, dein Anliegen deutlich zu machen, indem du entweder eine konkrete Fragestellung formulierst oder eine Mitteilung.

E-Mail schreiben - Formatierung

Damit deine E-Mail ordentlich wirkt, verwende eine schlichte Schriftart. Die Schriftgröße sollte gleich bleiben und der Zeilenabstand einzeilig sein.

Inhaltsabschnitte trennst du mit Absätzen, um den Text übersichtlicher zu gestalten.

E-Mail schreiben - Grußformel

An den Schluss einer E-Mail schreibst du eine Grußformel oder auch Schlussformel. Diese Schlussformel ist festgelegt und lautet fast immer Mit freundlichen Grüßen.

Zusätzlich kannst du noch um Rückmeldung oder Antwort bitten. Nach der Schlussformel folgt kein Komma, sondern nur ein Absatz. Dann schreibst du deinen Vor- und Nachnamen.

Nach deinem Namen folgen am besten deine Daten, also deine Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Damit du diese Informationen nicht immer neu einfügen musst, kannst du eine Signatur erstellen.

E-Mail schreiben - Signatur erstellen

In die Signatur einer E-Mail gehören dein Name, deine Adresse, deine Telefonnummer oder Handynummer und deine E-Mail-Adresse. Du kannst eine Signatur direkt in deinem E-Mail-Programm erstellen.

Lies deine Mail zum Schluss immer Korrektur und verbessere Fehler. Eine offizielle E-Mail ist wie ein offizieller Brief, du musst also Rechtschreibung und Zeichensetzung beachten.

Dein neues Wissen kannst du anhand unserer Übungsaufgaben überprüfen.