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Wie schreibt man eine Mail? - Regeln einfach erklärt

Textsorten
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Video: Wie schreibt man eine Mail? - Regeln einfach erklärt

Wenn du eine private E-Mail schreibst, gibt es fast keine Regeln. Verfasst du aber eine offizielle Mail, musst du einige Regeln beachten.

Hinweis

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Eine offizielle Mail schreibst du, wenn du

  • deinem Lehrer schreibst
  • ein Unternehmen kontaktierst um beispielsweise Informationen zu bekommen
  • eine Kündigung oder einen Widerruf verfasst
  • dich bewirbst

Also eigentlich immer, wenn du deine Mail nicht an Freunde oder Familienmitglieder richtest.

E-Mail schreiben - Seriöse E-Mail-Adresse verwenden

Du solltest für alle offiziellen Mails eine seriöse Mailadresse verwenden.

Hinweis

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Du solltest keine Spitznamen, Nicknames oder viele Zahlen verwenden!

Diese Adresse sollte deinen Vor- und deinen Nachnamen durch einen Punkt getrennt beinhalten. Dieser Grundlage folgt dann meist ein @domain. Ist diese Mailadresse schon vergeben, kannst du auch erst den Nach- und dann den Vornamen nehmen oder die Namen nicht durch einen Punkt trennen.

Hinweis

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Haben du oder deine Eltern eine eigene Domain, verwendest du am besten diese. Hier stehen dann nur dein Vor- und dein Nachname mit einem @ getrennt.

Optimale Mailadressen sehen also so aus:

Beispiel

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max@mustermann.de/com

max.mustermann@domain.de/com

maxmustermann@domain.de/com

mustermann.max@domain.de/com

mustermannmax@domain.de/com

Hast du bereits eine solche Adresse, verwende sie. Sonst solltest du dir für alle offiziellen Anlässe eine neue Adresse anlegen. Viele Anbieter bieten diese kostenlos an.

E-Mail schreiben - Was schreibt man in das Betrefffeld?

Der Betreff einer E-Mail steht im extra Betreff-Feld. Er ist das Erste, was der Empfänger zu sehen bekommt. Hier solltest du also den Inhalt deiner Mail knapp und präzise zusammenfassen. Der Betreff sollte möglichst kurz sein, in manchen Fällen reicht sogar ein einziges Wort.

Beispiel

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Betreff einer E-Mail

Bewerbung

Information zu Glückwunschkarten

Kündigung

Widerruf (Kundennummer 1234567890)

Hausaufgaben Mathematik 8a

E-Mail schreiben - Wie formuliert man die Anrede?

Die Anrede fomulierst du wie in einem Brief. Sprichst du eine bestimmte Person an, verwendest du den Beginn: Sehr geehrte Frau/ Sehr geehrter Herr... Hat der Empfänger einen Titel wie Professor oder Doktor, muss diese Abkürzung mit in die Anrede hinein. Schreibst du an einen Lehrer, kannst du auch die etwas lockerere Form Guten Tag/Guten Morgen/Guten Abend wählen.

Kennst du den Empfänger deiner Mail nicht, beginne mit Sehr geehrte Damen und Herren

Beispiel

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Bestimmte Anrede

Sehr geehrte Frau Mustermann oder Sehr geehrter Herr Mustermann,

Sehr geehrte Frau Prof. Dr. Mustermann,

Allgemeine Anrede

Sehr geehrte Damen und Herren,

Persönliche Anrede

Guten Tag Herr Müller, 

Nach der Anrede schreibst du ein Komma und machst einen Absatz und lässt eine Leerzeile.

Den Inhalt einer E-Mail schreiben - Tipps

Den Text einer E-Mail formulierst du ähnlich wie den eines Briefs. Achte darauf, vollständige Sätze zu schreiben und keine Umgangssprache zu verwenden. Auch Smileys und Emoticons haben in einer offiziellen Mail nichts zu suchen!

Achte darauf, dein Anliegen deutlich zu machen, indem du entweder eine konkrete Fragestellung formulierst oder eine Mitteilung.

Merke

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  • Verwende vollständige Sätze
  • meide Umgangssprache
  • keine Smileys oder Emoticons
  • konkrete Fragestellung oder Mitteilung

E-Mail schreiben - Formatierung

Damit deine E-Mail ordentlich wirkt, verwende eine schlichte Schriftart. Die Schriftgröße sollte gleich bleiben und der Zeilenabstand einzeilig sein.

Inhaltsabschnitte trennst du mit Absätzen, um den Text übersichtlicher zu gestalten.

Merke

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  • schlichte Schriftart
  • schwarze Schriftfarbe
  • gleiche Schriftgröße
  • einzeiliger Zeilenabstand

E-Mail schreiben - Grußformel

An den Schluss einer E-Mail schreibst du eine Grußformel oder auch Schlussformel. Diese Schlussformel ist festgelegt und lautet fast immer Mit freundlichen Grüßen.

Beispiel

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Förmliche Schlussformel

Mit freundlichen Grüßen

Ich verbleibe mit freundlichen Grüßen

Persönliche Schlussformel

Viele Grüße

Zusätzlich kannst du noch um Rückmeldung oder Antwort bitten. Nach der Schlussformel folgt kein Komma, sondern nur ein Absatz. Dann schreibst du deinen Vor- und Nachnamen.

Beispiel

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Bitte um Rückmeldung

Ich bitte um Bestätigung meiner Kündigung und verbleibe mit vielen Grüßen

Ich bitte um Rückmeldung und verbleibe mit freundlichen Grüßen

Abschluss einer Bewerbung

Über eine Einladung zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch würde ich mich freuen

Über eine positive Rückmeldung würde ich mich freuen

Nach deinem Namen folgen am besten deine Daten, also deine Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Damit du diese Informationen nicht immer neu einfügen musst, kannst du eine Signatur erstellen.

E-Mail schreiben - Signatur erstellen

In die Signatur einer E-Mail gehören dein Name, deine Adresse, deine Telefonnummer oder Handynummer und deine E-Mail-Adresse. Du kannst eine Signatur direkt in deinem E-Mail-Programm erstellen.

Beispiel

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Max Mustermann Musterstr. 7 Musterstadt 12345 Mobil 01230123832 . max@mustermann.de

Lies deine Mail zum Schluss immer Korrektur und verbessere Fehler. Eine offizielle E-Mail ist wie ein offizieller Brief, du musst also Rechtschreibung und Zeichensetzung beachten.

Dein neues Wissen kannst du anhand unserer Übungsaufgaben überprüfen.

Multiple-Choice
Wie ist die korrekte Anrede in einer offiziellen E-Mail? Kreuze die richtige(n) Antwort(en) an!
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Lösen

Hinweis:

Bitte kreuzen Sie die richtigen Aussagen an. Es können auch mehrere Aussagen richtig oder alle falsch sein. Nur wenn alle richtigen Aussagen angekreuzt und alle falschen Aussagen nicht angekreuzt wurden, ist die Aufgabe erfolgreich gelöst.